Закон 195/2024 и база данных компании: что проверить

На этом сайте мы уже рассматривали Закон № 195/2024 с точки зрения работодателя — какие данные о сотрудниках вы обрабатываете и что нужно привести в порядок как компании. Но у большинства молдавских компаний основная часть персональных данных находится не в папке отдела кадров, а в повседневных системах: CRM отдела продаж, 1С или программе учёта, платформе интернет-магазина, Excel-файлах со списками клиентов и потенциальных покупателей. Именно там происходит основная часть обработки данных — и именно туда смещается основной риск, потому что плохо настроенная база данных или CRM открывает доступ к данным гораздо большему числу сотрудников компании, чем папка, хранящаяся под замком в отделе кадров. Этот гид посвящён именно этой части: какие данные о клиентах на самом деле содержит обычная база данных, у кого должен быть к ним доступ, как решить, сколько их хранить, и что проверить перед подписанием договора с поставщиком CRM или базы данных.

Какие данные о клиентах на самом деле попадают в обычную базу данных

Любая компания, которая что-то продаёт — товары, услуги, подписки — накапливает, часто не задумываясь об этом в таких терминах, несколько категорий данных о реальных людях:

• Идентификационные данные: имя, телефон, email, адрес доставки или для счёта, иногда IDNP, если его требует счёт.
• Транзакционные данные: история заказов, их сумма, статус оплаты, способ доставки.
• Поведенческие данные: активность на сайте, баллы лояльности, обращения в поддержку, жалобы.
• Маркетинговые данные: какие кампании получал клиент, подписался он или отписался, предпочитаемый канал связи.
• Свободные заметки, написанные менеджерами по продажам или поддержке — часто самая чувствительная категория, потому что у неё нет фиксированной структуры и она может содержать личные детали, которые никто сознательно не вводил как «персональные данные».

Каждая из этих категорий обычно живёт в своей системе — CRM, платформе интернет-магазина, программе учёта — и редко есть один человек в компании, который точно знает, где находится всё это целиком.

Что на самом деле вступило в силу с 23 августа 2026 года — и чего этот гид не охватывает

23 августа 2026 года вступил в силу Закон № 195/2024 о защите персональных данных, а вместе с ним — Закон № 160/2026, который отдельно регулирует обработку данных органами по предупреждению и борьбе с преступностью, а не деятельность обычной компании; эти два закона не стоит путать. По данным Национального центра по защите персональных данных (NCPDP/CNPDCP) — органа, администрирующего Закон 195/2024 — новая правовая база «укрепляет права субъектов данных и ответственность тех, кто обрабатывает персональные данные», с усиленным акцентом на законность, добросовестность и прозрачность обработки, а также на ответственность и безопасность данных. CNPDCP также разработал методические рекомендации/разъяснения для операторов, обработчиков и других заинтересованных сторон, призванные помочь в правильном толковании и применении новых положений — именно этот документ, а не статья в блоге, является источником для любого точечного толкования закона.

Этот гид не пересказывает текст статей закона и не приводит цифры или сроки, которые мы сами не проверили — для этого источник — CNPDCP, на datepersonale.md. Здесь мы делаем другое: переводим общую обязанность защищать персональные данные в конкретные решения о системах, которые их содержат в вашей компании. По части сотрудников и подбора персонала у нас есть отдельный гид; по правовому переходу от Закона 133/2011 к Закону 195/2024 — общий гид. Этот материал посвящён CRM, базе данных и программе биллинга — системам, которые содержат данные о клиентах, а не о сотрудниках.

Контроль доступа: кто на самом деле видит данные клиентов

Чаще всего в небольшой компании игнорируется не вопрос «есть ли у нас база данных клиентов», а вопрос «кто конкретно может её видеть и экспортировать». На практике широкий доступ ко всем записям — для всей команды продаж, поддержки и бухгалтерии одновременно — это норма, а не исключение, просто из удобства при первоначальной настройке. Несколько простых принципов меняют это без замедления работы:

• Доступ по ролям, а не по людям: менеджер по продажам видит клиентов своей зоны, а не всю базу; бухгалтерия видит данные для счетов, а не заметки отдела продаж.
• Пересмотр доступа при смене роли или увольнении сотрудника — учётная запись отключается в тот же день, а не «на следующем аудите».
• Журналы доступа и экспорта — кто и когда выгрузил отчёт с данными клиентов, достаточно чётко, чтобы при необходимости восстановить картину инцидента.
• Отдельный доступ для внешних подрядчиков (маркетинговое агентство, фрилансер) — выделенная, отзываемая учётная запись, а не общий пароль сотрудника.

Наши услуги по кибербезопасности включают именно настройку такого контроля доступа — роли, многофакторную аутентификацию, журналы — над существующими системами компании, без необходимости полной миграции для её внедрения.

Сколько хранить данные клиента, который больше не покупает

Здесь нет универсальной цифры, которую можно применить механически — и любая статья, которая даёт её без источника, даёт вам предположение, а не правило. Что можно сделать вместо этого — внутренняя, письменная и последовательная политика: определите несколько категорий (активный клиент, клиент, неактивный уже год, потенциальный клиент, который никогда не покупал) и разумный срок, связанный с реальной целью — например, обычный период, за который неактивного клиента ещё можно вернуть маркетингом, а не «навсегда, чтобы ничего не потерять». После утверждения политика должна применяться одинаково ко всем клиентам одной категории, а не решаться каждым менеджером отдельно.

Деталь, которая часто создаёт путаницу: бухгалтерские и налоговые документы, связанные с клиентом — счета, квитанции, документы о доставке — имеют собственные сроки хранения, установленные отдельно бухгалтерским законодательством, отличные от контактных и маркетинговых данных. Удаление профиля клиента из CRM автоматически не означает, что можно или нужно уничтожать связанные с ним финансовые документы; это отдельный вопрос для бухгалтера компании или Государственной налоговой службы, а не для администратора CRM.

Резервные копии содержат те же данные — и те же риски

Резервная копия базы данных клиентов — с точки зрения защиты данных — это вторая база данных, а не отдельная техническая деталь. Если в рабочей системе доступ ограничен по ролям, а бэкап лежит незашифрованным на внешнем диске, доступном любому в офисе, или в облачном аккаунте с одним общим паролем, компания не снизила риск — она просто перенесла его в менее проверяемое место. Наш гид по резервному копированию данных для компаний рассматривает техническую часть стратегии бэкапа, устойчивой к реальным сценариям; с точки зрения персональных данных та же копия должна быть зашифрована, иметь такой же ограниченный доступ, как исходная система, и явно учитываться в любом разговоре о том, кто может видеть данные клиентов компании.

Что спросить у поставщика CRM или базы данных перед подписанием

Разговор о защите данных с поставщиком CRM, интернет-магазина или базы данных должен конкретно включать:

• Где размещена база данных и может ли поставщик точно подтвердить, в какой стране или регионе.
• Зашифрованы ли данные — как в состоянии покоя (на диске), так и при передаче (между сервером и пользователями).
• Как экспортировать и удалить конкретную запись, а не только полную выгрузку всей базы — ответ вроде «отдельно это невозможно» — повод насторожиться.
• Какие журналы доступа предоставляет платформа — кто просматривал или изменял запись, и как долго хранятся эти журналы.
• Какие субподрядчики или сторонние сервисы имеют доступ к данным (хостинг, техподдержка, аналитика) и какие договорные условия это регулируют.
• Что предусмотрено договором на случай инцидента безопасности, затрагивающего данные ваших клиентов — кто кого уведомляет и в какой срок.

Серьёзный поставщик отвечает на эти вопросы чётко и документированно, а не общими обещаниями вроде «мы соответствуем требованиям».

С чего начать на практике, если вы ещё этого не сделали

• 1. Проведите реальную инвентаризацию: какие системы содержат данные клиентов — CRM, платформа магазина, программа биллинга, Excel-файлы — и кто управляет каждой из них.
• 2. Пересмотрите доступ: кто может видеть и экспортировать данные в каждой системе, по ролям, а не по людям.
• 3. Напишите короткую политику хранения данных по категориям клиентов и применяйте её последовательно.
• 4. Проверьте бэкапы: они зашифрованы и так же ограничены в доступе, как рабочая система?
• 5. Для любого точечного толкования закона обращайтесь к методическим рекомендациям CNPDCP на datepersonale.md или к специалисту по защите данных — а не к общей статье.

Эта статья носит информационный характер и не является юридической или налоговой консультацией. Для точного толкования Закона № 195/2024 и для конкретных ситуаций в вашей компании проверьте текст закона и рекомендации Национального центра по защите персональных данных (datepersonale.md) или обратитесь к специалисту.

Частые вопросы

Нужно ли повторно запрашивать согласие у клиентов, уже внесённых в CRM? Зависит от изначального правового основания. Если данные собирались для исполнения договора или заказа, основание — договор, а не согласие. Если единственным основанием было согласие на маркетинг, проверьте, действительно ли оно ещё в силе и документировано — решается в каждом случае отдельно, а не по единому правилу.

Сколько хранить данные клиента, который больше не покупает у нас? Единой цифры для контактных и маркетинговых данных нет. Определите разумный срок, связанный с реальной целью, зафиксируйте его и применяйте последовательно.

Является ли IDNP клиента в счёте персональными данными? Да, как и любая информация, идентифицирующая физическое лицо, независимо от системы, в которую она введена.

Список клиентов в Excel-файле регулируется иначе, чем CRM? Нет — закон не делает исключения по формату. Риск в Excel обычно выше из-за более слабого контроля доступа.

Нужно ли удалять старые счета клиента, если я удаляю его профиль из CRM? Не автоматически — бухгалтерские документы имеют собственные сроки хранения, отдельные от маркетинговых данных; этот вопрос нужно уточнить с бухгалтером компании.

Чем этот гид отличается от гида о защите данных сотрудников? Тот гид касается данных HR и подбора персонала; этот — данных клиентов в CRM, базах данных и биллинге — другого набора систем и ответственных.

Что сделать сейчас

Разница между компанией, которая уязвима, и той, что готова, — не в размере бюджета на защиту данных, а в том, проверила ли она конкретно, у кого есть доступ к её базе клиентов и как долго она хранит то, что уже не использует.

Наши услуги по базам данных включают инвентаризацию, контроль доступа и организацию хранения данных для систем, содержащих данные клиентов. Запросите бесплатную оценку систем вашей компании и узнайте, что конкретно нужно сделать.